Seniorenraad Westland
Huishoudelijk Reglement Stichting Seniorenraad Westland versie 2021
Aanvulling op de statuten, zoals notarieel vastgelegd op 8 november 2016 te Naaldwijk.
In dit Huishoudelijk Reglement zijn het functioneren en de taken en bevoegdheden van bestuurders en commissieleden nader omschreven.
In genoemde statuten zijn vastgelegd:
- de doelstelling van de Seniorenraad
- de bestuurlijke bevoegd- en verantwoordelijkheden
Naast het Bestuur kent de Seniorenraad commissies op grond van artikel 11 in de statuten.
De statuten beschrijven in artikel 14 de voorwaarden voor het vaststellen van onderwerpen, die niet in de statuten zijn vervat.
Artikel 1 Werkwijze Bestuur
1.1 Het Bestuur van de Seniorenraad wordt gevormd door een vertegenwoordiger uit elke commissie plus het dagelijks bestuur.
1.2 Het dagelijks bestuur besluit omtrent de dagelijkse gang van zaken en verstrekt voorstellen aan het Bestuur. Het Bestuur is het besluitvormend orgaan.
1.3 Het Bestuur en het dagelijks bestuur vergaderen volgens het jaarlijks door de secretaris op te stellen vergaderschema of zo dikwijls als noodzakelijk wordt geacht.
1.4 Het dagelijks bestuur stelt voor elke vergadering een agenda op. Bestuursleden kunnen tot tien dagen voor de vergadering agendapunten inleveren bij het secretariaat. De agenda wordt tezamen met een uitnodiging, tenminste zeven dagen voor de vergadering aan de leden toegezonden.
1.5 De secretaris houdt een register bij met de vereiste gegevens van de voltallige Seniorenraad.
1.6 De secretaris is verantwoordelijk voor het onderhouden van een beschrijving van de taken en verantwoordelijkheden van bestuursleden in het document ‘Taken en verantwoordelijkheden’ dat bij wijzigingen door het Bestuur moet worden goedgekeurd.
1.7 De penningmeester is verantwoordelijk voor het aanvragen van subsidies, donaties bij fondsen en al wat mogelijk is om de Seniorenraad financieel gezond te houden.
Jaarlijks vindt er kascontrole plaats door 2 leden uit de Seniorenraad.
1.8 Het Bestuur werkt vanuit het 4-ogen principe, zodat er altijd iemand meekijkt bij belangrijke zaken en beslissingen.
Artikel 2 Werkwijze commissies
De Seniorenraad kent 5 commissies. 4 commissies zijn werkzaam op de beleidsterreinen:
- Wonen
- Mobiliteit en Vervoer
- Zorg en Welzijn
- Werk en Inkomen
De (vijfde) commissie “Communicatie en Voorlichting” ondersteunt het bestuur en de commissies. Daarnaast zorgt deze commissie voor de voorlichting middels publicatie.
2.1 De commissies werken zelfstandig, binnen het vastgestelde jaarplan. De commissies informeren het Bestuur omtrent acties. Zij beleggen hun eigen vergaderingen, overleggen met organisaties/ instellingen/ deskundigen die van belang zijn voor de werkzaamheden van de commissie.
2.2 De mogelijkheid bestaat dat diverse beleidsterreinen elkaar overlappen. Daarvoor is er in de bestuursvergadering een terugkoppeling van en overleg omtrent de activiteiten en correspondentie. Het Bestuur ontvangt via het secretariaat een conceptverslag van de commissievergaderingen.
2.3 De commissies dienen jaarlijks aan het Bestuur de voorstellen in voor de begroting voor de jaarplanning, volgen studies, wonen symposia bij.
2.4 De gehele Seniorenraad komt drie keer per jaar in een plenaire vergadering bijeen en is aanwezig bij het jaarlijkse Plustival. De vergaderdata zijn vermeld in het vergaderschema.
Artikel 3 Opvolging van bestuursleden en commissieleden
3.1 De stichting Seniorenraad Westland bestaat uit vrijwilligers, die samen de
Seniorenraad Westland vormen. De regelgeving voor de opvolging van bestuursleden van de stichting Seniorenraad Westland is vastgelegd in artikel 9 van de Statuten van de stichting.
3.2 Evenals de bestuursleden, treden de commissieleden op vrijwillige basis toe tot de Seniorenraad Westland. De vereisten, waaraan een commissielid moet voldoen, behelzen, dat hij/zij
- woonachtig is in of binding heeft met de gemeente Westland;
- van onbesproken gedrag en van goede naam is en daaromtrent desgevraagd referenties kan overleggen;
- voldoende beschikbare tijd en energie heeft om actief te (blijven) participeren in het realiseren van de doelstelling van het commissie jaarplan en belangen van de Seniorenraad;
- beschikt over kennis/ervaring/affiniteit met het beleidsterrein waarvoor de vacature geldt;
- bereidheid tot evalueren van eigen inbreng en inzet.
Artikel 4 Selectieprocedure
4.1 Voor het uitvoeren van de selectieprocedure benoemt de Seniorenraad uit haar midden een sollicitatiecommissie van minimaal twee bestuursleden. In ieder geval één lid van de sollicitatiecommissie vertegenwoordigt de commissie waar de vacature is.
4.2 De sollicitatiecommissie informeert – in overleg met de secretaris – de kandidaten of zij wel of niet worden uitgenodigd voor een gesprek. Komt iemand van buiten de Seniorenraad Westland dan gebeurt dit op basis van motivatiebrief en CV.
4.3 Op basis van deze gesprekken doet de sollicitatiecommissie een voordracht aan het Bestuur. Het Bestuur beslist over de toetreding van het aspirant-commissielid. Aanvullend op de Statuten geldt dezelfde procedure voor leden van het dagelijks bestuur.
4.4 Na het voltooien van de procedure worden alle persoonlijke bescheiden van de aanmelders vernietigd.
4.5 Een personele uitwisseling binnen de commissies is mogelijk met goedvinden van het Bestuur. Dit om de specifieke competenties van afzonderlijke commissieleden optimaal tot hun recht te laten komen. Ook kan numeriek een commissie hierdoor op sterkte worden gebracht.
Artikel 5 Externe adviseurs
5.1 Externe adviseurs zijn expert op hun vakgebied. Zij zijn bereid om (commissies van) de Seniorenraad Westland terzijde te staan om een gedegen advies mogelijk te maken. Zij maken geen deel uit van de Seniorenraad Westland.
5.2 Externe adviseurs worden aangezocht door de betrokken commissie voor één of meer specifiek(e) onderwerp(en). De voorzitter van de commissie meldt dit voornemen in de vergadering van het Bestuur. Het Bestuur beslist over de daadwerkelijke inschakeling van de adviseur.
Artikel 6 Administratieve bepalingen
6.1 Alle bestuursleden en commissieleden vallen in eerste instantie onder de eigen afgesloten WA- en ongevallenverzekering. Daarnaast heeft de gemeente voor alle vrijwilligers, die werkzaamheden in de gemeente verrichten, een collectieve WA- en ongevallenverzekering afgesloten.
6.2 Alle vrijwilligers kunnen de buiten Westland gemaakte reiskosten declareren. Indien mogelijk is carpoolen gewenst. De penningmeester hanteert de kilometervergoeding conform de ANWB- routeplanner.
6.3 Gerelateerde (on)kosten bijvoorbeeld gebruik van telefoon, papier en bijzondere onkosten (zoals: studie, symposia), kunnen, na beoordeling van de aanvraag bij de penningmeester, worden gedeclareerd.
Artikel 7 Communicatie
7.1 De commissie “Communicatie en Voorlichting” is, onder verantwoordelijkheid van het Bestuur, verantwoordelijk voor de externe communicatie op het terrein van publiciteit/media. Dit betekent onder andere het verzorgen van de contacten met de media door middel van persberichten / artikelen. Dit zal gebeuren in overleg met de betreffende commissie. Uitgaande correspondentie van de commissies worden eerst voorgelegd aan de commissie “Communicatie en Voorlichting” voor een redactionele check. De betreffende commissie blijft onderwerp-eigenaar.
7.2 Commissies zijn in beginsel zelf verantwoordelijk voor contacten met deskundigen, gemeenteraadsfracties of anderszins. Overleg met de commissie “Communicatie en Voorlichting” is vanzelfsprekend van groot belang in verband met een mogelijk vervolg en uniformiteit. Brieven worden ondertekend door de voorzitter van de betreffende commissie.
7.3 Formele brieven worden ondertekend door de voorzitter en/of secretaris van de Seniorenraad Westland. Voorzitter en/of secretaris tekenen ook bij correspondentie van de Seniorenraad Westland met andere organisaties.
7.4 Alle bestuursleden en commissieleden worden geïnformeerd over belangrijke externe contacten.
7.5 Formele afhandeling – verzending en archivering – vindt plaats door de secretaris.
Artikel 8 Aanvullende reglementen
8.1 Het Bestuur nodigt – indien wenselijk – de partner uit voor overleg. Zo nodig met één of meerdere commissieleden. Het Bestuur stelt in overleg de agenda op.
8.2 Het Bestuur nodigt minimaal één keer per jaar de Adviesraad Sociaal Domein Westland en de Ouderenbonden uit voor overleg. Het Bestuur stelt in overleg de agenda op.
8.3 In alle gevallen waarin de Statuten en het Huishoudelijk Reglement niet voorzien, beslist het dagelijks bestuur én indien er in het Bestuur geen overeenstemming wordt bereikt.
Dit Huishoudelijk Reglement is met algemene stemmen goedgekeurd in de bestuursvergadering van donderdag 2 september 2021.
Getekend op donderdag 2 september 2021,
Dagelijks bestuur van de stichting Seniorenraad Westland,
Anneke (A.C.M.) van Vliet-Vijverberg (voorzitter),
Henk (H.) Boode (vice-voorzitter),
Henk (H.A.) Feunekes (secretaris),
Francine (F.J.J.) Scholtes- Brinkman ( 2e secretaris),
Hans (H.J.M.) Staal (penningmeester).